Microsoft Teams: Colabore en su nube privada de documentos

FUNCIONES BÁSICAS

Con Microsoft teams se puede olvidar de asignar permisos para cada carpeta

En Microsoft teams existe el concepto de equipos de trabajo, estos equipos pueden ser públicos o privadas, cada equipo cuenta con su propio servidor de archivos centralizado donde podrás subir toda la información que necesite para que pueda ser accedido por su equipo de trabajo (los que deben ser incluidos en cada team).

Dentro de los equipos de trabajos o teams, se crean canales, pueden ser del tipo standard o privados según el nivel de privacidad que necesite, estos canales vendrían a ser como las áreas de conocimiento o tareas centrales que un área específica realiza en la empresa.

Esta facilidad, permite utilizar Teams en múltiples aplicaciones en sitio, por ejemplo, reemplazando servidores FTP, centros documentales de procesos, manuales de organización, y un amplio etc.

Infraestructura Microsoft Teams

La coautoría nunca fue más fácil y transparente

Olvídese de tener varias versiones de un mismo documento, desde Microsoft Teams usted podría crear, subir o editar documentos de Word, Excel, PowerPoint en tiempo real con su equipo de trabajo, y así evitar tener múltiples copias del mismo documento.

Microsoft Teams también es una plataforma conversacional, por lo que, todos los documentos que estén esta plataforma contarán con un chat persistente, que sirve como medio de comunicación para que su equipo de trabajo informe cualquier detalle acerca de la modificación del documento.

Trazabilidad de documentos y control de versiones

Microsoft Teams, tiene como repositorio a SharePoint Online, cada equipo de trabajo que se crea en Microsoft Team es un sitio que se crea en  SharePoint, por lo tanto, todo lo que almacene en Team, también estará almacenado en SharePoint.

Desde SharePoint usted podrá revisar el historial versiones e incluso regresarlo hasta un punto en el tiempo, así mismo, saber qué miembro de su equipo hizo cada cambio al documento.

Historial de versiones en documentos

Otras características avanzadas de Teams que no se tienen, por ejemplo, con un FTP on-premises

Productividad  de aplicaciones empresariales

Desde Microsoft Teams puede acceder a aplicaciones empresariales como:

  • Con Microsoft Forms para realizar formularios y encuestas a personas dentro y fuera de su organización.
  • Con Microsoft Planner podrá crear un plan de trabajo orientado a tareas, esta aplicación tiene el concepto de buckets (depósito) para la distribución de las tareas y ofrece 3 tipos de vistas para analizar cómo está distribuyendo las tareas entre su equipo de trabajo.
  • Con Microsoft Lists, podrá crear poderosas listas para registrar casos de soporte técnico, registro de solicitudes de viajes, de vacaciones, de movimientos de productos, etc.
  • y mucho más..

Automatización de flujos de trabajo y aprobaciones

Desde Microsoft Teams puede acceder a la aplicación Power Automate, esta aplicación tiene la capacidad de utilizar como trigger aplicaciones de office 365, como listas de Microsoft List, Formularios de Microsoft Forms, documentos como de Word y Excel, Yammer, Outlook, etc.

Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo para que cada vez que se complete un formulario (el desencadenante), envíe un correo electrónico informando que se registró una nueva respuesta o crear un post en un equipo de trabajo determinado a un equipo de trabajo.

Otro ejemplo de automatización, cada vez que se complete un formulario, estos datos recopilados se agenden como tareas y sean enviados a un Planner.

También podrá automatizar flujos de aprobación de documentos o de acciones usando directamente Power Automate como respuesta a alguna acción previa o desde los chats dentro de los canales.

Características Seguridad integrada en la versión SharePoint online de Office 365 y Microsoft 365

Autenticación multifactor

Office 365 y Microsoft 365 ya incluye desde sus versiones más básica la autenticación MFA para proteger su cuenta, en caso, de robo de identidad, solo tiene que instalar la aplicación en su teléfono y cada vez que inicie sesión le solicitará una clave de verificación.

Más información sobre la autenticación multifactor de Microsoft

Set up multifactor authentication for users – Microsoft 365 admin | Microsoft Docs

DLP y políticas de retención

Además, Office 365 y Microsoft 365 incluyen la capacidad de crear políticas de retención a cierto contenido, para caso de borrado involuntario tenga un periodo de gracia para poder recuperarlo.

Así mismo, si su preocupación es la filtración de datos confidenciales, Office 365 y Microsoft 365 usted puede crear etiquetas de sensibilidad, etiquetar sus documentos como documentos de Word, Excel y crear políticas de DLP para la salida de ese tipo de documentos.

Más información sobre DLP

Create, test, and tune a DLP policy – Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

Más información sobre políticas de retención

Create and configure retention policies to automatically retain or delete content – Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

Azure Information Protection, políticas DLP y de retención

En las versiones más avanzadas (como Microsoft 365 Business Premium, Office 365 E3 incluye Azure Information Protection Plan 1, Office 365 E5 y Microsoft 365 E5 incluye Azure Information Protection Plan 2), incluye Azure information Protection Plan 1 para asegurar documentos incluso si se le cambia de nombre, de tal manera, que no puedan ser enviados por correo, encriptación de documentos para que una 3era persona que reciba el documento no pueda leerlo. Así mismo, también se puede establecer un tiempo de vigencia del documento para que el documento pueda ser leído durante un periodo establecido. 

Más información sobre Azure Information Protection

What is Azure Information Protection (AIP)? | Microsoft Docs

eDiscovery para auditoría

En las versiones Enterprise como Office 365 y Microsoft 365 E3 y E5 usted también podrá contar con eDiscovery, esta es una herramienta incluida en la consola de administración, en la que usted podrá realizar búsquedas en todo su tenant usando una palabra clave. Por ejemplo, si usted es el auditor externo o el gerente de TI que desea saber quién manipuló información que incluya la palabra “nómina”, esta herramienta buscará entre los equipos de trabajo, los correos de Exchange Online, contenido de SharePoint y OneDrive y le mostrará el contenido completo.

Más información sobre eDiscovery

Microsoft 365 eDiscovery solutions – Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

Teams puede convertirse en el centro de operaciones diarias de su compañía, girando alrededor de las tecnologías más modernas para la colaboración y comunicaciones, lo cual en veces nos hace olvidar que también es un poderoso gestor de documentos. Considere una evaluación en sus oficinas y comuníquese con nosotros para apoyarle durante su proceso de modernización.

Nosotros podemos ayudarlo a dar el gran salto de on-premise a la nube, para más información, comuníquese con nosotros, que con gusto lo llevaremos de la mano en todo el proceso.

Autores: Miluska Lucich B. y José Valenzuela F.

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